Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist die GILDEPARTNER GmbH, Röntgenstraße 53, 27798 Hude, Telefon +49 4408 809282, E-Mail info@gildepartner.com.

Ein Datenschutzbeauftragter ist nach den gesetzlichen Vorgaben nicht zu benennen. Für Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter den vorgenannten Kontaktdaten.

Grundsatz

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Diese Website ist über eine verschlüsselte Verbindung (TLS) erreichbar.

Wir erheben nur die Daten, die für den Betrieb der Website und die Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich sind. Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

Aufruf der Website und Server-Logfiles

Beim Aufruf dieser Website speichert unser Hosting-Anbieter IONOS automatisch Informationen in Server-Logfiles, die Ihr Browser übermittelt. Dies sind insbesondere:

• IP-Adresse des anfragenden Endgeräts, die IONOS nach eigenen Angaben anonymisiert
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei
• übertragene Datenmenge und Meldung über den erfolgreichen Abruf
• verwendeter Browsertyp und Betriebssystem
• Referrer-URL, sofern übermittelt

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der technisch fehlerfreien Bereitstellung und Sicherheit der Website. IONOS löscht die Logfiles nach eigenen Angaben nach spätestens acht Wochen, sofern sie nicht zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls benötigt werden.

Besucherstatistik (IONOS WebAnalytics)

Um zu sehen, wie die Website genutzt wird, nutzen wir die Besucherstatistik unseres Hosting-Anbieters IONOS. Sie wertet ausschließlich die oben beschriebenen Server-Logfiles aus und fasst sie zu Statistiken zusammen, etwa Besucherzahlen, Seitenaufrufe, meistbesuchte Seiten, Herkunftsseiten sowie Browser und Betriebssysteme. Dafür werden keine Cookies gesetzt, kein Skript auf unseren Seiten ausgeführt und nicht auf Ihr Endgerät zugegriffen. Die IP-Adresse wird nach Angaben von IONOS bereits bei der Erhebung anonymisiert. Wir sehen nur die zusammengefassten Zahlen, keine einzelnen Besuche.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt darin, die Nutzung der Website auszuwerten und ihre Inhalte zu verbessern. Sie können dieser Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen. IONOS verarbeitet die Daten in unserem Auftrag (siehe Hosting und E-Mail).

Cookies und Speicherung auf Ihrem Endgerät

Auf den öffentlichen Seiten dieser Website setzen wir keine Cookies und verwenden keine vergleichbaren Techniken wie den lokalen Speicher Ihres Browsers. Eine Reichweitenmessung mit Cookies, Zählpixeln oder Skripten findet auf diesen Seiten nicht statt (zur Besucherstatistik aus den Server-Logfiles siehe Besucherstatistik); Inhalte und Dienste Dritter sind nicht eingebunden, Schriften und Bilder liefern wir von unserem eigenen Server aus. Die deutsche und die englische Fassung sind eigene Seiten; Ihre Sprachwahl wird dort nicht gespeichert. Passt die Spracheinstellung Ihres Browsers eher zur anderen Fassung, weist beim Aufruf ein kleiner Hinweis auf diese hin. Dafür liest ein Skript auf Ihrem Gerät die Spracheinstellung Ihres Browsers und prüft, ob Sie von einer anderen Seite dieser Website kommen. Das Ergebnis bleibt in Ihrem Browser; es wird weder an uns übertragen noch gespeichert.

Wie bei jeder Website legt Ihr Browser Dateien wie Bilder, Schriften und das Stylesheet in seinem Zwischenspeicher (Cache) ab, damit die Seiten beim nächsten Aufruf schneller laden. Wie lange er sie dort vorhält, geben wir ihm vor: Stylesheet und Skript eine Woche, Bilder, Schriften und PDF-Dateien bis zu einem Jahr; die Seiten selbst fragt er bei jedem Aufruf neu bei unserem Server an. Personenbezogene Daten enthalten diese Dateien nicht. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Den Zwischenspeicher können Sie jederzeit in Ihrem Browser leeren.

Ausgenommen ist der geschützte Bereich. Beim Aufruf dieses Bereichs, bereits auf der Anmeldeseite, wird dort ein technisch notwendiges Cookie gesetzt. Es enthält eine zufällig erzeugte Kennung ohne weitere Angaben; die zugehörigen Sitzungsdaten liegen auf unserem Server. Das Cookie wird nur an die Seiten dieses Bereichs übermittelt. Es ist ein Sitzungscookie ohne festes Ablaufdatum, das Ihr Browser in der Regel beim Beenden löscht; unabhängig davon wird die Anmeldung nach 60 Minuten ohne Aktivität, spätestens zwölf Stunden nach der Anmeldung ungültig. Es hält Sie während der Sitzung angemeldet und schützt die Formulare dieses Bereichs vor missbräuchlicher Verwendung; ohne dieses Cookie ist eine Anmeldung technisch nicht möglich. Rechtsgrundlage für das Speichern und Auslesen ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich. Wie wir die damit verbundenen Daten verarbeiten, beschreibt der Abschnitt „Geschützter Bereich“.

Darüber hinaus stellen wir ausgewählten Personen einzelne Inhalte vorab auf passwortgeschützten Vorschauseiten zur Verfügung. Nach erfolgreicher Anmeldung wird auf diesen Seiten ein technisch notwendiges Sitzungscookie gesetzt, das ausschließlich der Aufrechterhaltung der Anmeldung dient. Es enthält die Benutzerkennung des Vorschauzugangs, die Zeitpunkte der Anmeldung und der letzten Aktivität, einen zufällig erzeugten Zugangswert für die Bild- und Videodateien der Vorschauseite, der alle zwölf Stunden wechselt, sowie eine Prüfsumme zum Schutz vor Manipulation; Angaben zu Ihrer Anmeldung speichern wir auf unseren Servern nicht. Das Cookie wird ausschließlich an die jeweilige Vorschauseite übermittelt und in der Regel mit dem Beenden des Browsers gelöscht. Unabhängig davon endet die Anmeldung mit der Abmeldung, nach 30 Minuten ohne Aktivität, spätestens jedoch zwölf Stunden nach der Anmeldung. Ohne dieses Cookie ist eine Anmeldung technisch nicht möglich. Rechtsgrundlage für das Speichern und Auslesen ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich. Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz nicht öffentlicher Inhalte vor unbefugtem Zugriff.

Kontaktformular, E-Mail und Telefon

Wenn Sie uns über das Kontaktformular, per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anliegen und Nachrichtentext), um Ihre Anfrage zu beantworten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrages dient, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Beantwortung von Anfragen.

Wir löschen diese Daten, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

Unabhängig davon speichern wir jede Anfrage aus dem Kontaktformular zusätzlich als Kopie auf unserem Server, damit keine Anfrage verloren geht, wenn eine E-Mail nicht zugestellt wird, und um Spam zu erkennen. Die Kopie enthält Ihre Angaben aus dem Formular, den Zeitpunkt, das Ergebnis der automatischen Spam-Prüfung, das Ergebnis des Versands und eine pseudonymisierte Kurzkennung Ihres Internetanschlusses, die aus der IP-Adresse gebildet wird. Wir löschen sie automatisch nach 90 Tagen. Um massenhafte Anfragen abzuwehren, zählen wir außerdem für zehn Minuten, wie oft von dieser Kurzkennung aus gesendet wurde. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt darin, Anfragen zuverlässig zu erhalten und Missbrauch abzuwehren.

Geschützter Bereich

Für Mandanten und Geschäftspartner betreiben wir einen nicht öffentlichen Bereich, in dem wir Unterlagen zu einzelnen Projekten bereitstellen. Zugänge richten wir ausschließlich auf Einladung ein; eine Selbstregistrierung gibt es nicht. Angemeldet wird ohne Passwort mit der E-Mail-Adresse und einem Code, den wir für jede Anmeldung per E-Mail senden.

Wir verarbeiten dabei:

• Name, E-Mail-Adresse, gewählte Sprache sowie Rolle und Projektfreigaben des Zugangs, um den Zugang einzurichten, Ihnen die für Sie bestimmten Unterlagen zuzuordnen und Ihnen die Einladung und die Anmeldecodes zu senden
• den sechsstelligen Anmeldecode, ausschließlich als Hashwert; wir löschen ihn, sobald er verwendet wurde, nach fünf falschen Eingaben oder nach Ablauf von zehn Minuten
• Zeitpunkt der Einrichtung, der Einladung und der letzten Anmeldung, um nicht mehr genutzte Zugänge zu erkennen. Wird eine Einladung 30 Tage lang nicht genutzt, sperren wir den Zugang automatisch.
• ein Protokoll über Anmeldungen, Abrufe und Änderungen mit Zeitpunkt, E-Mail-Adresse des handelnden oder betroffenen Zugangs, Art des Ereignisses, gegebenenfalls Projekt- und Dateiname sowie einer pseudonymisierten Kurzkennung Ihres Internetanschlusses, die aus der IP-Adresse gebildet wird. Es dient dazu, unbefugte Zugriffe zu erkennen und abzuwehren und nachvollziehbar zu halten, wem welche Unterlagen zugänglich waren. Die IP-Adresse selbst speichern wir in diesem Protokoll nicht. Wird ein Code für eine Adresse angefordert, zu der kein Zugang besteht, protokollieren wir nur diesen Vorgang, nicht die eingegebene Adresse.
• zum Schutz vor Missbrauch eine vorübergehende Sperre: Werden für eine E-Mail-Adresse oder von einem Internetanschluss zu viele Codes angefordert oder falsch eingegeben, ist die Anmeldung für 15 Minuten gesperrt. Dafür speichern wir für diese Zeit einen Hashwert der E-Mail-Adresse beziehungsweise die Kurzkennung des Anschlusses zusammen mit dem Zeitpunkt.
• Sitzungsdaten auf unserem Server, solange Sie angemeldet sind (siehe Cookies)
• die in diesem Bereich bereitgestellten Unterlagen, soweit sie personenbezogene Daten enthalten. Unterlagen stellen wir selbst ein; je nach Rolle können auch Beteiligte außerhalb von GILDEPARTNER, etwa Eigentümer oder Berater, Unterlagen hochladen. Die Unterlagen eines Projekts sehen unsere Mitarbeiter und alle Zugänge, für die das Projekt freigegeben ist.

Rechtsgrundlage für Einrichtung und Betrieb des Zugangs ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Mandats- oder Vertragsverhältnisses und vorvertraglicher Maßnahmen). Rechtsgrundlage für das Protokoll und die Sperre ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz vertraulicher Unterlagen vor unbefugtem Zugriff. Sie können dieser Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen.

Den Zugang und die zugehörigen Angaben löschen wir, sobald er für die Zusammenarbeit nicht mehr benötigt wird, spätestens wenn Sie es verlangen. Bereitgestellte Unterlagen löschen wir, sobald sie für das jeweilige Projekt nicht mehr benötigt werden. Protokolleinträge löschen wir automatisch nach zwölf Monaten, Sitzungsdaten eine Stunde nach der letzten Aktivität und Sperrvermerke nach 15 Minuten. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, etwa nach §§ 147 AO, 257 HGB oder § 8 GwG, bleiben unberührt, soweit sie im Einzelfall greifen.

Der Bereich wird auf unserem Webspace bei IONOS betrieben; Einladungen und Anmeldecodes versenden wir über den Mailserver von IONOS. Näheres im Abschnitt Hosting und E-Mail.

Ohne die genannten Angaben können wir keinen Zugang einrichten. Eine gesetzliche oder vertragliche Pflicht, uns diese Daten bereitzustellen, besteht nicht.

Schriften und externe Inhalte

Die auf dieser Website verwendeten Schriftarten werden lokal von unserem Server ausgeliefert. Eine Verbindung zu Servern von Google wird dabei nicht aufgebaut.

Auch alle Bilder und das Skript der Website werden von unserem eigenen Server ausgeliefert. Ein Content Delivery Network oder ein anderer externer Dienst ist nicht eingebunden.

Hosting und E-Mail

Diese Website und der geschützte Bereich liegen auf dem Webspace der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur. Über deren Mailserver versendet die Website auch E-Mails: Anfragen aus dem Kontaktformular an uns sowie Einladungen und Anmeldecodes für den geschützten Bereich. IONOS verarbeitet die Daten in unserem Auftrag auf Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) und in der Europäischen Union. IONOS sichert den Webspace täglich; gelöschte Daten können in diesen Sicherungskopien noch bis zu 14 Tage enthalten sein. Um die öffentlich erreichbaren Seiten täglich von außen auf Schadsoftware zu prüfen, setzt IONOS den Dienstleister SiteLock LLC in den USA ein; diese Übermittlung stützt sich auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Daten von Besuchern oder aus dem geschützten Bereich sind dabei nicht Gegenstand der Prüfung.

Unsere E-Mail-Postfächer unter @gildepartner.com betreibt die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irland (Microsoft 365, Exchange Online). Dort gehen E-Mails ein, die Sie uns schreiben, einschließlich der Anfragen aus dem Kontaktformular. Microsoft verarbeitet die Daten in unserem Auftrag auf Grundlage des Datenschutznachtrags für Produkte und Services von Microsoft (Art. 28 DSGVO). Eine Übermittlung personenbezogener Daten in die USA ist dabei nicht ausgeschlossen, etwa für Support, Sicherheit und Betrieb des Dienstes. Die Microsoft Corporation ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; für diese Übermittlungen besteht damit ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Ergänzend gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Empfänger und Auftragsverarbeitung

Eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich ist, Sie eingewilligt haben oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Mit Dienstleistern, die in unserem Auftrag Daten verarbeiten, insbesondere den im Abschnitt Hosting und E-Mail genannten, bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Ihre Rechte

Ihnen stehen gegenüber uns die folgenden Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten zu:

• Auskunft nach Art. 15 DSGVO
• Berichtigung nach Art. 16 DSGVO
• Löschung nach Art. 17 DSGVO
• Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
• Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen nach Art. 21 DSGVO
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO

Zur Ausübung genügt eine formlose Nachricht an die oben genannten Kontaktdaten.

Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für unser Unternehmen zuständig ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover.

Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen der Website oder der Rechtslage dies erfordern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite abrufbare Fassung.